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So kann die tatsächliche Fahrleistung genaustens berechnet werden. Hinzukommen dann noch zu dem Fahrtenbuch entsprechende Belege wie Tankbelege, die zusätzlich gesammelt werden müssen. Aber so ein Fahrtenbuch muss korrekt und gewissenhaft geführt sein, ansonsten kann das Finanzamt Probleme bereiten. Arbeitnehmer und Arbeitgeber können sich außerdem auch auf die 1 %-Regel einigen. Bei dieser Regelung wird kein Fahrtenbuch benötigt.

Was ist die 1 %-Regelung?

Bei dieser Art der Firmenwagennutzung kommt es zu einer pauschalen Festlegung des privaten Nutzens vom Firmenwagen. Dies wird durch das Finanzamt als „geldwerter Vorteil“ betitelt. Hier wird jeden Monat 1 % des Bruttolisten-Neupreises des Fahrzeuges veranschlagt. Dabei kommt es aber nicht darauf an, ob das Fahrzeug eventuell viel günstiger eingekauft wurde. Hinzukommt, dass für jede einzelne Fahrt zwischen des Lebensortes und der Arbeitsstätte ein Aufschlag hinzukommt, und dieser Aufschlag wird mit 0,03 % pro km mit dem Listenpreis multipliziert. Diese Regelung kann allerdings nur gewählt werden, wenn der Firmenwagen mit mehr als 50 % Anteil ausschließlich für Firmenfahrten genutzt wird.

Was lohnt sich wirklich – Fahrtenbuch oder 1 %-Regelung?

Im genauen Vergleich lässt sich tatsächlich in den allermeisten Fällen mit dem Fahrtenbuch mehr einsparen. Vor allem zum Beispiel in den folgenden möglichen Szenarien:

• Das Auto hat einen sehr hohen Listenbruttoneupreis
• Es handelt sich um ein gebrauchtes Auto aus mind. 2. Hand
• Die Fahrten von Wohnung zur Arbeitsstätte sind lang und haben viele km
• Die Nutzung des Firmenwagens zu privaten Zwecken ist sehr gering
• Es handelt sich um ein bereits vollständig abgeschriebenes Fahrzeug (trifft bei Selbstständigkeit ein)

Somit zeigt sich, dass wenn der Firmenwagen überwiegend beruflich genutzt wird und dazu noch einen sehr hohen Bruttolistenpreis hat, dann ist die die 1 %-Regelung nicht zu empfehlen, da hier erheblich höhere Kosten anfallen.

Aber wie führt man ein Fahrtenbuch korrekt?

Festgelegt ist diese Besteuerung des geldwerten Vorteiles rechtlich durch das Einkommenssteuergesetz (§ 6 Abs. 4 Satz 2 EstG und § 8 Abs. 2 Satz 2 EstG). Zusätzlich geben die Lohnsteuer-Richtlinien Vorschriften zur ordnungsgemäßen Führung vor.

Erstmal heißt es, die Fahrten zu unterscheiden zwischen Dienstlich, Privat, Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte und Familienfahrten bei einem Zweitwohnsitz.

Zu der Art der Fahrt, wie oben angegeben, benötigt so ein Fahrtenbuch folgende Informationen:

• Start und Ziel, Angabe von Adressen
• Art der Fahrt: zu unterscheiden hier Geschäftlich, Privat oder Mischfahrt
• Korrekt eingetragenes Datum
• Persönliche Angaben zum Fahrer
• Exakte KM Angabe
• Grund der Fahrt (hier schaut das Finanzamt genau hin, allerdings muss man bei der privaten Nutzung keinen Grund eintragen, schließlich ist dies Privat! Sache)
• Wenn benötigte Umwege gefahren werden, dann ebenfalls eintragen mit genauem Grund

Sollte das Finanzamt das Fahrtenbuch tatsächlich prüfen, dann sind ebenfalls zusätzliche Anforderungen zu beachten:

• Das Fahrtenbuch muss unveränderbar und voll nachvollziehbar sein. Dabei ist nicht wichtig, ob das Fahrtenbuch elektronisch oder schriftlich in Papierform geführt wird. Es darf keine Möglichkeit der Manipulation bestehen. Bei handschriftlichen Fahrtenbüchern dürfen keine losen Blätter oder Leerzeilen vorhanden sein. Bei dem elektronischen Fahrtenbuch ist zu beachten, dass keine nachträglichen Veränderungen zulassen werden können.
• Es dürfen keine erforderlichen Informationen, wie oben aufgelistet, fehlen oder fehlerhaft eingetragen werden.
• Es ist sehr ratsam jede Fahrt direkt nach Abschluss in das Fahrtenbuch zeitnah einzutragen.

Vorteile des elektronischen Fahrtenbuches

Das elektronische Fahrtenbuch erleichtert und spart enorm an Zeit, denn die erforderlichen Informationen werden voll automatisch eingetragen. Und dies direkt im Anschluss an jede einzelne Fahrt. Ein elektronisches Fahrtenbuch ist aber nur dann hilfreich, wenn es auch tatsächlich vom Finanzamt anerkannt wird.

Folgende Varianten des elektronischen Fahrtenbuches gibt es:

• Festinstalliert im Fahrzeug: Als Teil des integrierten Navigationssystems erfasst das Fahrtenbuch automatischen die Fahrten
• Fahrtenbuch-Apps: Diese Apps protokollieren alle Fahrten und übertragen im Anschluss die Daten an eine Software. Diese Daten müssen dann vom Fahrtenbuchschreiber gepflegt werden
• Fahrtenbuch-Stecker: Einfach in die Bordsteckdose gesteckt und schon zeichnet der Stecker alle Fahrten vollautomatisch auf. Die integrierte Sim-Karte speichert die Daten und diese können dann bei Bedarf überspielt werden

Fahrtenbücher sind ein steuerrechtliches Dokument und somit sollte definitiv auf die Korrektheit geachtet werden. Vor allem, wenn man sich Stress mit dem Finanzamt vom Hals halten möchte.